Con la risposta all'interpello n. 314 del 30 aprile 2021, l'Agenzia delle entrate ha chiarito che il rimborso delle spese sostenute per ragioni lavorative dal dipendente in smart working presso la propria abitazione sono esenti da Irpef solo se i costi rimborsati sono individuati sulla base di elementi oggettivi e se sono documentabili: in caso contrario, per esempio di un rimborso forfettario, l'importo è da considerarsi imponibile sia da un punto di vista contributivo che fiscale.
Il caso oggetto dell'interpello è costituito da un'azienda che ha previsto un rimborso spese di 0,50 euro per ogni giornata svolta di lavoro agile presso la propria abitazione; l'importo dell'indennità è stato calcolato tenendo conto della stima del risparmio ottenuto dalla società (0,5105 euro) e dei costi sostenuti dai dipendenti (0,5135 euro) per il consumo di energia elettrica per l'utilizzo di un computer e di una lampada e per l'utilizzo dei servizi igienici (acqua e materiale di consumo).
Innanzitutto, l'Agenzia delle Entrate ricorda il principio secondo cui non costituiscono reddito imponibile le spese di competenza del datore di lavoro e anticipate dal dipendente (ad esempio quelle per l'acquisto di beni strumentali di piccolo valore, come la cancelleria, le pile della calcolatrice,...), le erogazioni effettuate per un esclusivo interesse del datore di lavoro e tutte le somme che non costituiscono un arricchimento per il lavoratore, quali gli indennizzi ricevuti a mero titolo di reintegrazione patrimoniale, come, ad esempio, le somme erogate per rimborsare i costi dei collegamenti telefonici ad un telelavoratore. Inoltre, per poter fruire dell'esenzione fiscale, i costi rimborsati devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi e documentalmente accertabili.
Nella fattispecie sottoposta alla sua attenzione, l'Agenzia ravvisa la presenza di entrambi i requisiti: poiché il rimborso spese erogato ai dipendenti si basa su parametri diretti ad individuare i costi risparmiati dall'azienda, che, invece, sono stati sostenuti dal dipendente, si ritiene corretto che la quota di costi rimborsati al dipendente possa considerarsi riferibile a consumi sostenuti nell'interesse esclusivo del datore di lavoro, e quindi esenti da tassazione.
